教学档案必须是有结构的(参见表1)，结构的本质和中心必须是经过选择的——强调核心的教育知识和习惯；记录必须跨越一定的时间，必须是教师与学生作品的体现；档案应该包括反思性的注解和深思的结果，以及与同事的谈话。
教学档案结构表
（一）档案目录
（二）专业背景资料
学习经历
教学情境描述
个人教学理念描述
（三）教学记录与反思
教学活动设计
观察检核表
学生意见调查表
评价计划
学生作品
反思笔记
档案注释
（四）专业成长记录
专业活动
社区教育活动
功能和运用
建构档案、记
录教师专业成长和发展的过程，能使教师修正自己的知识，并用个人化的、有意义的方式进行解释。
教学档案的运用指的是教师在教学当中，使用教学档案，以达到特定目的的过程。教学档案的优点主要有：①档案允许追踪和记录教学中较长时间里的有趣事件，而不是发生在视导观察情景下的短时间的事件。②档案鼓励在过程与结果之间重新建立联系。③档案能够使合作、反思和讨论制度化。
教学档案所收集的记录方式可以有多种形式，如录像、摄影、文字、录音、教师与幼儿的作品等。教学档案建立和运用是一个持续不断的过程，而且不可能与教学过程分离；而且只有将教学档案用来反思、讨论和与同事分享，才能发挥教学档案具有的独特功能，促进教师的成长以及幼儿的学习。需，要指出的是，虽然教学档案可以为评价教师和幼儿提供信息，但是教学档案本身仍然需要评价，其评价标准大致有：①对教学过程的记录要真实和连续。②教师对记录本身要有自己的分析和思考，最好有同事的意见和建议。③必须有对所记录的教学过程的改进措施。④教学档案中应该有儿童的作品和话语。
教学档案的建立与运用是教师发展的重要工具。建立和运用教学档案的过程，实际上就是教师反思性教学、研究性学习的过程，同时也是专业成长的过程。设计教学档案可以促进反思性实践，并应该与同事分享。档案的建立应该是教师自下而上的自愿过程，如果教师成长的反思性文化被一种顺从文化(教师按照别人的意愿，对照事先定好的检核表来组织安排材料)代替，档案的价值也就没有了。
概括起来，教学档案的功能主要有３个方面：教师方面，主要是促进教师的专业成长、作为评价教师和进行课程决策的依据；幼儿方面，了解幼儿发展状况，并作为对幼儿进行评价的依据；家长方面，教学档案可以加强家园联系，为家长了解幼儿和幼儿园的教育提供真实的资料和机会。